初めて社員を雇うとき、多くの経営者が「雇用契約書はどう作ればよいのか」「労働条件通知書と何が違うのか」「就業規則は10人未満なら不要なのか」と迷われます。労務の土台は入社前の書面で決まり、ここが曖昧なまま人が増えると、残業代・試用期間・雇止めのトラブルが表面化します。この記事では、雇用契約書・労働条件通知書の作り方、2024年4月に改正された労働条件の明示事項、試用期間と有期契約の設計、就業規則の作成義務（常時10人以上）までを、会社が最初に整える順番で解説します。
採用の入口で決まること ― 内定と「労働条件の明示」は別の義務
雇用契約（労働契約）は、会社が「採用します」と伝え、本人が承諾すれば口頭でも成立します。契約書がなくても契約は有効ですが、書面がないと求人票やメールのやり取りがそのまま労働条件の証拠として扱われ、会社の説明が通らなくなります。
一方で、労働基準法15条1項は、使用者が労働契約の締結に際して賃金・労働時間その他の労働条件を明示することを義務づけています。これは契約の成立とは別の、会社側の法律上の義務で、違反には30万円以下の罰金が定められています（同法120条1号）。
採用の流れで会社が書面を出す場面は、①募集時（求人票）、②内定時（採用通知）、③入社時（雇用契約書・労働条件通知書）の3つです。募集時にも職業安定法に基づく明示義務があり、2024年4月からは「就業場所・業務の変更の範囲」が募集時の明示事項にも加わりました。求人票と入社時の書面がずれると、求人票どおりの条件が契約内容と判断されるリスクがあるため、3つの書面は同じ数字・同じ文言でそろえるのが基本です。
雇用契約は口頭でも成立しますが、労働条件の明示は会社の法定義務です。求人票・内定通知・入社時の書面の内容をそろえ、入社日より前に書面を渡す運用を最初から固めてください。
雇用契約書と労働条件通知書の違いと使い分け
労働基準法が求めているのは「労働条件通知書」の交付です。通知書は会社が一方的に交付する書面で、法律上は本人の署名や押印は要りません。これに対し「雇用契約書」は会社と本人が双方署名する合意文書で、法律上の作成義務はありません。しかし当事務所は、中小企業にはこの2つを兼ねた「雇用契約書兼労働条件通知書」を双方署名で作ることをお勧めしています。
理由は証拠力です。労働条件の紛争の多くは「そんな説明は聞いていない」という水掛け論から始まります。本人が署名した書面があれば、記載された条件について合意があったことを示せます。固定残業代の内訳、試用期間、転勤・異動の範囲など、争いになりやすい事項ほど、通知ではなく合意の形で残す意味があります。
| 項目 | 労働条件通知書 | 雇用契約書（兼通知書） |
|---|---|---|
| 法律上の位置づけ | 労働基準法15条1項の明示義務を果たす書面 | 作成義務はないが、通知書の記載事項を含めれば明示義務も果たせる |
| 署名・押印 | 不要（会社から交付するだけ） | 会社・本人の双方が署名 |
| 証拠としての強さ | 「交付した」ことは示せるが、本人の同意は別 | 記載条件について本人の合意を示せる |
| 交付方法 | 書面が原則。本人が希望すればFAX・メール等も可 | 同左。電子契約でも要件は同じ |
メールやクラウドの労務管理サービスで交付する場合は、「本人が希望したこと」と「本人が印刷して書面にできる形式であること」が要件です（労働基準法施行規則5条4項）。会社の都合で一方的にPDFを送るだけでは要件を満たさないおそれがあるため、希望の確認はメール等で記録に残してください。
労働条件の明示事項と2024年4月改正の4つの追加
明示すべき事項は労働基準法施行規則5条1項に列挙されています。このうち契約期間、更新の基準、就業場所・業務、労働時間関係、賃金（昇給を除く）、退職（解雇の事由を含む）は、書面で明示しなければならない「絶対的明示事項」です（同条3項）。退職手当、賞与、休職などは、会社がその定めを置く場合に明示が必要となる事項です。
2024年4月1日施行の改正で、次の4つが追加されました。入社時の書面がこの改正前の雛形のままになっている会社は少なくありません。
| 追加された明示事項 | 対象 | タイミング | 記載例 |
|---|---|---|---|
| 就業場所・業務の「変更の範囲」 | 全ての労働者 | 契約締結時・更新時 | 「雇入れ直後：本社／変更の範囲：会社の定める事業所」 |
| 更新上限の有無と内容 | 有期契約の労働者 | 契約締結時・更新時 | 「更新は通算4年を上限とする」「更新回数は3回まで」 |
| 無期転換申込機会 | 無期転換申込権が発生する契約の労働者 | 該当する更新ごと | 「本契約期間中に無期労働契約への転換を申し込むことができる」 |
| 無期転換後の労働条件 | 同上 | 同上 | 転換後の賃金・労働時間等（現契約と同一なら「同一」） |
実務で最も影響が大きいのは「変更の範囲」です。将来の転勤や職種変更の可能性があるなら、「会社の定める事業所」「会社の定める業務」のように幅を持たせて書いておく必要があります。「変更なし」と記載すると、本人の同意なく配置転換することが難しくなります。
パート・有期の労働者には、これに加えてパート有期法6条1項により、昇給・賞与・退職手当の有無や相談窓口などの「特定事項」を文書等で明示する義務があり、違反には10万円以下の過料があります（同法31条）。
2024年4月以降の雇入れには「変更の範囲」の記載が必須です。古い雛形を使い続けている会社は、まず雇用契約書の様式を最新の明示事項に合わせて更新してください。
試用期間の設計 ― 「気に入らなければ辞めさせられる期間」ではない
「試用期間中なら自由に辞めさせられる」という理解は誤りです。試用期間中も労働契約は成立しており、本採用の拒否は法律上「解雇」に当たります。通常の解雇よりは広い裁量が認められるとされますが、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性を欠けば無効となる枠組み（労働契約法16条）は変わりません。設計上の留意点は次の3つです。
- 期間と延長の根拠を書面に置く。試用期間の長さは法律で決まっていませんが、3〜6か月程度が一般的です。延長する可能性があるなら、条件と上限を雇用契約書・就業規則に明記しておかなければ一方的な延長はできません。
- 解雇予告の例外は「14日以内」だけ。試用期間中の者には解雇予告（30日前の予告または30日分以上の平均賃金の支払い。労働基準法20条）が除外されますが、入社から14日以内に限られます（同法21条4号・ただし書）。15日目以降は通常どおり予告か予告手当が必要です。
- 評価の記録を残す。「期待したほどではなかった」では足りません。具体的な業務指示、できなかった事実、改善指導の内容と本人の反応を日付入りで記録しておくことが、適法な判断の前提です。
試用期間を名目に「業務委託契約」で入社させる運用も見かけますが、実態が雇用であれば労働者として扱われます。見極めの期間を置きたいなら、正面から試用期間として設計するのが安全です。
パート・契約社員（有期契約）で押さえる3つの数字
「まずは1年契約で様子を見たい」という場合に使われるのが有期労働契約です。期間満了で終了できるのが利点ですが、次の3つの数字を外すと扱いが難しくなります。
| 数字 | 根拠 | 意味 |
|---|---|---|
| 1回の契約は原則3年まで | 労働基準法14条1項 | 一定の事業完了に必要な期間を定める場合を除き、1回の契約期間は3年が上限（高度専門職・60歳以上は5年） |
| 通算5年で無期転換申込権 | 労働契約法18条 | 同じ会社との有期契約が通算5年を超えると、本人の申込みにより期間の定めのない契約に転換。会社は拒否できない |
| 期間途中の解雇は「やむを得ない事由」 | 労働契約法17条1項 | 期間中の解雇は無期契約の解雇よりも厳しく判断される。「期間満了を待てない事情」が必要 |
さらに注意すべきなのが「雇止め法理」（労働契約法19条）です。更新を繰り返して実質的に無期と変わらない状態になっている場合や、更新への合理的な期待がある場合には、期間満了で終わらせることが解雇と同じように制限されます。「毎回自動的に更新していた」「上司が『ずっといてほしい』と言っていた」といった事実が、更新への期待を基礎づけます。
有期契約を本来の趣旨で運用するには、①契約書に更新の有無・判断基準・更新上限を明記する、②更新のたびに面談と新しい契約書の作成を行い「自動更新」にしない、③更新しない可能性があるなら満了日の前に理由を伝える、という3点を最初から守ることです。
有期契約は「満了で終われる」からこそ、更新手続を形だけにしないことが条件です。契約書の更新基準と上限の記載、更新時の面談、理由の説明の3点を習慣にしてください。
就業規則 ― 常時10人以上で作成義務、10人未満でも作る理由
就業規則の作成・届出義務は、「常時10人以上の労働者を使用する」事業場にあります（労働基準法89条）。この10人は正社員だけでなく、パート・アルバイトも含めた人数で、会社全体ではなく事業場（本社・支店・店舗など）ごとに数えます。違反には30万円以下の罰金が定められています（同法120条1号）。
作成から効力発生までの手続は次のとおりです。
| 手順 | 内容 | 根拠 |
|---|---|---|
| 1. 作成 | 労働時間・休日・休暇、賃金の決定・支払方法・昇給、退職（解雇の事由を含む）は必ず記載。退職手当・賞与・懲戒などは定めを置く場合に記載 | 労働基準法89条 |
| 2. 意見聴取 | 過半数労働組合、なければ労働者の過半数代表者から意見を聴き、意見書を作成（同意は不要） | 同法90条 |
| 3. 届出 | 意見書を添付して所轄の労働基準監督署へ届け出る。変更時も同じ | 同法89条・90条2項 |
| 4. 周知 | 掲示・備え付け・書面交付・社内システムでの閲覧など、労働者がいつでも見られる状態にする | 同法106条 |
実務上もっとも重要なのは4の周知です。労働契約法7条は、合理的な内容の就業規則を「労働者に周知させていた」場合に、その就業規則が労働契約の内容になると定めています。届出をしていても社長の机にしまったままでは、懲戒や休職のルールを本人に適用する根拠が弱くなります。逆に、10人未満で届出義務がなくても、合理的な内容の就業規則を作って周知していれば労働契約の内容として効力をもちます。
当事務所が10人未満の会社にも就業規則の作成をお勧めする理由はここにあります。懲戒処分は就業規則に懲戒の種類と事由の定めがなければ行えませんし、休職制度、固定残業代、服務規律なども、就業規則で統一するほうが運用しやすく、採用のたびに条件がばらつくことも防げます。
注意点として、就業規則で定める基準に達しない個別の労働条件はその部分が無効となります（労働契約法12条）。また、就業規則を労働者に不利益な方向に変更するには、変更の必要性・内容の相当性・不利益の程度などに照らした合理性と周知が必要で（同法10条）、簡単には戻せません。厚生労働省のモデル就業規則をそのまま使うのではなく、自社の実態に合わせて削る・足す作業が必要です。
よくある質問（FAQ）
雇用契約書を作らずに口頭で採用した場合、契約は無効になりますか？
労働条件通知書をメールやPDFで送るだけでもよいですか？
就業規則の「常時10人以上」にパート・アルバイトは含まれますか？
試用期間中であれば、理由を説明せずに本採用を断れますか？
契約社員を1年契約で更新し続けると、どの時点で無期契約になりますか？
まとめ
- 雇用契約は口頭でも成立するが、労働条件の明示は会社の法定義務（労働基準法15条・施行規則5条）。双方署名の「雇用契約書兼労働条件通知書」で残す。
- 2024年4月改正で「変更の範囲」「更新上限」「無期転換申込機会・転換後の条件」が明示事項に追加。古い雛形は更新が必要。
- 試用期間中の本採用拒否も解雇。解雇予告の例外は入社14日以内のみ。
- 有期契約は1回3年・通算5年・期間中解雇は「やむを得ない事由」。更新基準と上限を契約書に書き、更新手続を形式化しない。
- 就業規則は常時10人以上で作成・届出義務。10人未満でも作って周知すれば労働契約の内容になる（労働契約法7条）。
労務の書面は、トラブルが起きてから整えるより、最初の1人を雇う前に整えるほうが負担が小さく済みます。当事務所の顧問弁護士サービスでは、雇用契約書・就業規則の雛形の点検から、採用・試用期間・有期契約の運用相談までをチャットやオンラインで継続的にサポートしています。「今の雛形で大丈夫か」といった段階のご相談も、お問い合わせ（無料相談）からお気軽にご連絡ください。
※ 本記事は一般的な情報提供を目的とするものであり、個別の事案に対する法的助言ではありません。法令・制度の内容は公開日時点のものです。具体的なご対応にあたっては、最新の法令をご確認のうえ、弁護士にご相談ください。