遅刻や無断欠勤を繰り返す、指示に従わない、周囲とトラブルを起こす――いわゆる「問題社員」への対応は、経営者にとって神経を使う場面です。感情に任せて「明日から来なくていい」と告げた結果、解雇が無効と判断され、働いていない期間の賃金まで支払う例は少なくありません。この記事では、注意指導・懲戒処分・退職勧奨・解雇という対応の順番と、各段階で守るべきルール（労働契約法15条・16条、労働基準法20条・22条）、退職が確定する時期、会社が紛争で負けないための証拠の残し方を整理します。
問題社員対応の大原則 ― いきなり解雇せず「段階」を踏む
労働契約法16条は、解雇が「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」は権利の濫用として無効になると定めています。無効になれば雇用契約は続いていたことになり、会社は解雇から解決までの期間の賃金（バックペイ）を支払ったうえで、職場復帰を受け入れるか金銭で解決するかを迫られます。そのため、問題社員への対応は「いきなり解雇」ではなく、次の段階を順に踏むのが基本です。
| 段階 | 内容 | 根拠・ルール | 会社が残すべき記録 |
|---|---|---|---|
| 第1段階 注意指導 | 口頭注意→書面による注意・改善指示 | 労働契約に基づく業務命令権 | 指導記録、注意書・業務改善指示書、本人の回答 |
| 第2段階 懲戒処分 | けん責・減給・出勤停止など | 就業規則の懲戒規定、労働契約法15条、労働基準法91条 | 処分通知書、弁明の機会の記録 |
| 第3段階 退職勧奨 | 合意による退職の打診 | 自由な意思に基づく合意、民法96条 | 面談記録、退職合意書 |
| 第4段階 解雇 | 普通解雇・懲戒解雇 | 労働契約法16条、労働基準法20条・22条 | 解雇通知書、解雇理由証明書の控え |
裁判所は「会社は解雇を避けるために十分な努力をしたか」を重く見ます。一度も注意せず突然解雇すれば、問題行動が事実であっても無効と判断されるリスクが高まります。対応のゴールは「解雇すること」ではなく「問題が解決すること」であり、解雇は最後の手段と位置づけてください。
第1段階 注意指導 ― 口頭から書面へ、記録がすべて
最初に行うのは注意指導です。大切なのは、「指導したこと」と「それでも改善しなかったこと」を後から第三者に示せる形で残すことです。「何度も注意した」と経営者は言うものの記録がなく、本人が「一度も言われていない」と反論する場面が、紛争で会社が苦しくなる典型です。
- 口頭注意：問題行動があったその日のうちに、日時・行為・影響という具体的な事実を示して注意し、注意した側が日付・内容・本人の反応をメモや日報に残します。
- 書面による注意・業務改善指示：口頭注意を2〜3回しても改まらなければ書面に切り替えます。「いつ・何があったか」「どう改善すべきか」「期限」を明記し、受領サインをもらうか、拒まれた場合はメールで送付して送信記録を残します。
- 改善期間と振り返り：期限後に面談して改善の有無を評価し、再度書面に残します。この繰り返しの記録が、後の懲戒処分や解雇の正当性を支えます。
避けるべきNG例は、人格を否定する言葉（「使えない」「辞めろ」）、他の社員の前での長時間の叱責、長期間放置した後に過去の行動をまとめて処分することの3つです。前2者はパワーハラスメントと評価されるおそれがあり、放置は「会社も黙認していた」と評価される材料になります。
注意指導は「叱る」ことではなく「改善の機会を与え、その事実を残す」ことです。書面は感情を排し、事実・指示・期限の3点に絞って書きます。
第2段階 懲戒処分 ― 就業規則の根拠と労働契約法15条
注意指導で改善しない場合、次は懲戒処分です。懲戒は会社が一方的に科す制裁であるため、有効となるには次の3つの条件を満たす必要があります。
- 就業規則に根拠があること：懲戒の種類と事由があらかじめ就業規則に定められ、社員に周知されていることが前提です。労働基準法89条は、常時10人以上の労働者を使用する会社に就業規則の作成・届出を義務づけ、制裁を定める場合はその種類と程度を記載事項としています（同条9号）。就業規則がない、または周知されていない会社は、原則として懲戒処分ができません。
- 処分が重すぎないこと：労働契約法15条は、懲戒が労働者の行為の性質・態様などに照らして客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当でない場合は無効と定めています。初回の遅刻で出勤停止といった均衡を欠く処分は無効です。
- 適正な手続を踏むこと：本人に事実を示して弁明の機会を与え、その内容を記録します。
減給の制裁には労働基準法91条の上限があります。1回の額は平均賃金の1日分の半額を超えてはならず、複数回分を合計しても一賃金支払期（通常は1か月）の賃金総額の10分の1を超えることはできません。「今月の給与を半分にする」といった処分は違法です。
懲戒は「軽い処分から順に」が原則です。けん責（始末書）→減給→出勤停止と段階を踏み、それでも改善しない事実を積み重ねることで、最終的な解雇の相当性が裏付けられます。
第3段階 退職勧奨 ― 合意退職を目指す進め方と違法になる線引き
懲戒処分を経ても改善が見込めない場合、解雇に進む前に検討すべきなのが退職勧奨です。会社が自主的な退職を勧め、本人が応じれば合意で雇用契約を終了させるもので、社員の同意があるため労働契約法16条の制限は直接及ばず、紛争リスクを大きく下げられます。
- 面談の設計：会社側は2名まで、1回あたり30分〜1時間程度にとどめます。これまでの指導経過を事実として示し、「退職を一つの選択肢として提案したい」と伝えます。
- 条件の提示：退職日、退職金や解決金の有無、有給休暇の扱い、離職理由（会社都合か自己都合か）を明確にします。
- 退職合意書の作成：退職日・支払条件・清算条項（これ以外に債権債務がないことの確認）を記載した合意書に双方が署名します。
退職勧奨は社員が自由に断れるものです。断っているのに執拗に続けたり、威圧的な言動で退職に追い込んだりすると、退職の意思表示が強迫（民法96条1項）により取り消されたり、会社が損害賠償責任を負ったりします。明確に拒否された後も繰り返し長時間の面談を求める、「断れば懲戒解雇にして退職金を出さない」と事実と異なる不利益を告げる、仕事を与えず別室に隔離する、といった行為は避けてください。
退職勧奨は「提案」であって「命令」ではありません。拒否されたら一度引き、配置転換や解雇の検討に移る判断が必要です。面談の日時・参加者・発言要旨を毎回記録することが、「強要された」と主張された場合の防御になります。
第4段階 解雇 ― 労働契約法16条・解雇予告・解雇理由証明書
ここまでの段階を経てもなお改善せず、退職の合意にも至らない場合に、最後の手段として解雇を検討します。普通解雇も懲戒解雇も、労働契約法16条の「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」が求められ、手続面では次のルールを守る必要があります。
| 項目 | ルール | 根拠 |
|---|---|---|
| 解雇予告 | 少なくとも30日前に予告する。予告しない場合は30日分以上の平均賃金（解雇予告手当）を支払う。予告日数は手当1日分ごとに短縮できる | 労働基準法20条1項・2項 |
| 予告義務の例外 | 労働者の責めに帰すべき事由による解雇などは、労働基準監督署長の認定を受ければ予告なしで即時解雇できる。試用期間中の者は入社後14日以内なら予告不要 | 労働基準法20条1項ただし書・3項、21条 |
| 解雇制限 | 業務上の負傷・疾病による休業期間とその後30日間、産前産後休業期間とその後30日間は原則として解雇できない | 労働基準法19条 |
| 解雇理由証明書 | 社員から請求があれば、解雇の理由を記載した証明書を遅滞なく交付する | 労働基準法22条1項・2項 |
| 罰則 | 解雇予告・解雇制限の違反は6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金 | 労働基準法119条 |
解雇は書面で行い、解雇通知書に解雇日、就業規則上の解雇事由の条項、具体的な理由（指導・処分の経過を含む）を記載します。ここで書いた理由と、解雇理由証明書の内容、裁判で主張する理由は一貫していなければならず、解雇後に理由を付け足す対応は「後付け」と見られて不利に働きます。なお、契約期間を定めた社員は労働契約法17条1項により「やむを得ない事由」がなければ期間途中で解雇できないため、期間満了時に更新しない選択を含めて検討します。
解雇が有効と認められるかは、解雇の時点ではなく、それまでの対応の積み重ねで決まります。解雇予告手当を支払っても、労働契約法16条の要件を満たさなければ解雇は無効です。「30日分払えば解雇できる」という理解は誤りです。
退職の確定時期と「会社が負けない」証拠の残し方
退職はいつ確定するか
社員側から退職を申し出た場合、法律上は「辞職」と「合意解約の申込み」の2つの型があり、確定時期と撤回の可否が異なります。
| 辞職（一方的解約） | 合意解約の申込み | |
|---|---|---|
| 典型的な表現 | 「○月○日付で退職します」（退職届） | 「退職したいのですが」（退職願・口頭の相談） |
| 確定時期 | 意思表示の会社への到達。期間の定めのない雇用では到達から2週間で終了し、会社の承諾は不要（民法627条1項） | 会社の承諾権限者が承諾した時点 |
| 撤回 | 到達後は原則不可 | 承諾前は可 |
| 会社の実務 | 退職届を受領し、受領日を記録 | 速やかに書面で承諾を通知し、日付を残す |
退職届を出した社員から後に「撤回したい」と言われるトラブルは珍しくありません。退職届を受け取ったその日に、代表者など承諾権限のある者の名義で「退職承認通知書」を交付し、合意の成立時点を明確にしておくことが重要です。
会社が負けないための証拠の残し方
解雇や退職の紛争は、労働審判や訴訟になれば書面で決まります。労働審判は原則3回以内の期日で終わる迅速な手続で、会社側は短期間で証拠を提出しなければなりません。「後で集める」は通用しないため、日常の中で次の記録を蓄積してください。
- 指導記録：日時・場所・指導者・内容・本人の反応を、その日のうちに記録する。業務日報や社内チャットの履歴も有効です。
- 書面のやり取り：注意書、業務改善指示書、始末書、処分通知書、弁明の記録と、受領サインまたは受領拒否の経緯。
- 客観的資料：勤怠データ、取引先からのクレームメール、業務の成果物など、会社の評価ではなく事実そのものを示す資料。
- 面談記録：退職勧奨や弁明の面談は、日時・参加者・発言要旨を記録し、可能であれば本人の了解を得て録音します。
- 就業規則の周知の証拠：配布日や、社内サーバーで閲覧できる状態にしていることを示す資料。周知がなければ懲戒・解雇の根拠そのものが揺らぎます。
証拠は「会社がどう感じたか」ではなく「いつ・誰が・何をしたか」の事実を示すものです。記録は本人へのフィードバックとしても機能し、改善につながればそれが最良の結果です。
よくある質問（FAQ）
問題社員に何回注意指導をすれば解雇できますか？
就業規則がない会社でも懲戒処分や解雇はできますか？
解雇予告手当を払えば理由がなくても解雇できますか？
社員が退職届を出した後に「撤回したい」と言ってきました。応じる必要がありますか？
問題社員が労働審判を申し立ててきました。会社はどう対応すべきですか？
まとめ
- 問題社員対応は、注意指導→懲戒処分→退職勧奨→解雇の順に段階を踏むのが基本で、解雇は最後の手段です。
- 懲戒処分は就業規則の根拠と相当性（労働契約法15条）、減給は労働基準法91条の上限を守る必要があります。
- 退職勧奨は社員が自由に断れる「提案」であり、拒否後の執拗な勧奨や威圧は違法になります。合意に至れば退職合意書を作成します。
- 解雇には労働契約法16条の要件に加え、30日前予告または解雇予告手当（労働基準法20条）、解雇理由証明書の交付（同22条）が必要です。
- 紛争は記録で決まります。指導・処分・面談の記録を日常的に残し、退職届は承諾書面で確定時点を明確にしてください。
問題社員への対応は、初動で「何を言うか」「何を書面に残すか」で結果が大きく変わります。当事務所の顧問弁護士サービスでは、注意書や退職合意書の文案確認、面談前の進め方の相談から労働審判への対応まで、企業法務専門の弁護士チームがチャット・オンラインで全国の企業をサポートしています。「どこまで対応してよいか迷っている」段階でも、まずはお問い合わせ（無料相談）からご相談ください。
※ 本記事は一般的な情報提供を目的とするものであり、個別の事案に対する法的助言ではありません。法令・制度の内容は公開日時点のものです。具体的なご対応にあたっては、最新の法令をご確認のうえ、弁護士にご相談ください。